Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông thường niên

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông là văn bản bắt buộc phải có khi Họp Đại Hội đồng cổ đông. Văn bản này được pháp luật Doanh nghiệp quy định chặt chẽ  về nội dung  cần có

Qua bài viết Biên bản họp đại hội đồng cổ đông  Công ty Luật Hoàng Phi sẽ cung cấp tới Quý vị những thông tin hữu ích về văn bản này.

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông là gì?

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông là văn bản ghi nhận lại những nội dung quan trọng của cuộc họp, xác nhận cuộc họp đã diễn ra và giải quyết những nội dung  được ghi trong biên bản  và số lượng cổ đông tham gia cuộc họp, đây là tài liệu không thể thiếu trong nhiều hồ sơ khi thực hiện đăng ký doanh nghiệp.

Khi nào tiến hành họp đại hội đồng cổ đông?

Cuộc họp Đại hội đồng cổ động được tiến hành tổ chức trong hai trường hợp. Cuộc họp thường niên hàng năm và cuộc họp đột xuất.

Cuộc họp thường niên diễn ra mỗi năm một lần được diễn ra trong khoảng thời gian là 04 tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính. Trong một số trường hợp được gia hạn tiến hành họp đại hội đồng cổ đông thường niên nhưng không được quá 06 tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính.

Cuộc họp bất thường được diễn ra trong những trường hợp sau đây:

Thứ nhất: Hội đồng quản trị xét thấy vì lợi ích của công ty

Bởi vì Đại hội đồng cổ đông chỉ họp thường niên mỗi năm một lần, nhưng lại là cơ quan có quyền quyết định cao nhất trong công ty. Chính vì vậy những vấn đề quan trọng có liên quan đến lợi ích của công ty, Hội đồng quản trị xét thấy chứng năng và quyền quyết định thuộc Đại hội đồng cổ đông thì sẽ yêu cầu họp bất thường.

Thứ hai: Số thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số thành viên theo quy định của pháp luật

Đây là hai bộ phận quan trọng của công ty, làm  việc theo cơ chế, có những công việc phải theo ý kiến tập thể và theo đúng số lượng của quy định pháp luật. Nhưng thành phần tổ chức lại do Đại hội đồng cổ đông quyết định, Chính vì vậy khi số lượng thành viên không  đủ theo đúng quy định của pháp luật thì cần mở cuộc hợp bất thường để giải quyết. Đảm bảo công ty vận hành, tổ chức và hoạt động bình thường.

Thứ ba: Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông

Đây là một trong những quyền của cổ đông và nhóm cổ đông. Nhưng yêu cầu này được chấp nhận trong những trường hợp nhất định như sau:

+ Hội đồng  quản trị vi phạm nghiêm trọng quyền của cổ đông, nghĩa vụ của người quản lý hoặc vượt quá thẩm quyền được giao

+ Nhiệm kì của Hội đồng quản trị hiện tại đã vượt quá 6 tháng nhưng Hội đồng quản trị mới vẫn chưa được thay thế

+ Ngoài ra còn có một số trường hợp khác được quy định tại điều lệ của công ty

Thứ tư: Theo yêu cầu của Bản kiểm soát

Ban kiểm soát xét thấy những vấn đề quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới lợi ích của công ty, liên quan đến những vấn đề tổ chức vận hành công ty… mà cần sự quyết định của Đại hội đồng cổ đông thì sẽ yêu cầu

Ngoài các trường hợp vừa nêu trên ra còn có một số trường hợp khác được quy định tại pháp Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông có cần đóng dấu?

Pháp luật hiện hành không có quy định về việc biên bản họp đại hội đồng cổ đông có cần đóng dấu hay không. Hiện nay khi quy định về biên bản họp Đại hội đồng cổ đông chỉ có quy định về chữ ký .

Theo điều 146 Luật Doanh nghiệp 2014 thì cần có chữ ký của chủ tọa cuộc họp và thư ký. Không có quy định cụ thể cần đóng dấu hay không.

Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông mới nhất

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông  có thể được trình bày như sau

CÔNG TY CỔ PHẦN…

 —————–

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——–o0o——–

Số: ……..- BB/CP……….. Địa danh, ngày …. tháng … năm ….

BIÊN BẢN HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

CÔNG TY CỔ PHẦN ……………….

 ( V/v: …………………)

Hôm nay, ngày……………….. , tại trụ sở: CÔNG TY CP………………………………….

Địa chỉ trụ sở công ty:………………………………………………………………………………..

Điện thoại:………………………………………………………………………………………………..

Công ty Cổ phần……………………………. tổ chức họp theo sự triệu tập của Chủ tịch Hội đồng quản trị là ông………………………………..

Thời gian tiến hành cuộc họp bắt đầu từ:

Chủ toạ cuộc họp: Ông/Bà: ………………………………………………………………………..

Thư ký cuộc họp: Ông/Bà: …………………………………………………………………………

Thành phần tham dự cuộc họp cụ thể:

Ban tổ chức Đại hội công bố kết quả kiểm tra tư cách đại biểu:

+ Số cổ đông có mặt:………………………………………………………………………………….

+ Số cổ đông vắng mặt:………………………………………………………………………………

+ Số cổ đông được uỷ quyền:………………………………………………………………………

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, Đại hội cổ đông có đủ điều kiện tiến hành theo quy định của pháp luật.

Nội dung của cuộc họp:…………………………………………………………………………….

DIỄN BIẾN CUỘC HỌP

I. Chủ toạ cuộc họp, Ông/Bà …………………………………………………… đọc dự thảo Quyết định …………………… với nội dung cụ thể như sau:

……………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………….

II. Thảo luận

……………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………….

III. Biểu quyết

……………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………….

– Biên bản Họp Đại hội đồng cổ đông phải được lập bằng tiếng Việt, bên cạnh đó có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài. Những bản này  có hiệu lực pháp lý như nhau.

– Thành phần tham dự cuộc họp cụ thể:

Trong phần này thì cần liệt kê được những cổ đông tham gia cuộc họp cụ thể, Họ và tên, Loại phần cổ đông đang năm giữ, số cổ phần đang năm giữ và chiếm bao nhiêu phần trăm trong vốn điều lệ. tưng ứng với bao nhiêu số cổ phần tham dự  có quyền biểu quyết

– Biểu quyết

Nêu được số phần trăm cổ đông tán thành tương đương với số phần trăm phiếu biểu quyết,  Số lượng không tán thành ngoài ra còn ý kiến khác nếu có.

Sau cùng là chữ ký của chủ tọa và thư ký  trong biên bản.

Từ những phân tích trên Công ty Luật Hoàng Phi mong rằng Quí vị sẽ có thêm những thông tin cần thiết về Biên bản họp đại hội đồng cổ đông Nếu Quí vị còn thắc mắc hoặc muốn biết thêm thông tin chi tiết vui lòng liên hệ vào số điện thoại 1900 6557.

Mẫu biên bạn họp đại hội đồng cổ đông: cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và có các nội dung chủ yếu sau đây (Khoản 1 Điều 146 Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014)

Hồ sơ

Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông

CÔNG TY CỔ PHẦN …

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số:             /BB-HĐCĐ

, ngày     tháng  năm

BIÊN BẢN HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

Về việc:…”

1. Tên, địa chỉ trụ sở chinh, mã số doanh nghiệp:

Tên doanh nghiệp: …

Địa chỉ trụ sở chính: …

Mã số doanh nghiệp: …

2. Thời gian, địa điểm họp:

Thời gian: Từ … giờ … đến … giờ …, ngày … tháng  … năm …

Địa điểm: …

3. Chương trình và nội dung họp:

Chương trình: …

Nội dung họp: …

4. Họ, tên chủ toạ, thư ký:

Ông: …, Chưc vụ: …, Chủ tọa cuộc họp;

Bà: …, Chức vụ: …, Thư ký cuộc họp;

5. Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp:

Tóm tắt diễn biến cuộc họp:

Các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp:

….

6. Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng:

Số cổ đông: …

Tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp: …

Phụ lục danh sách đăng ký cổ đông: …

Đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng: …

7. Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp:

Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết: …

Tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến:

Tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp:

8. Các vấn đề được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng:

Tất cả cổ đông tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã đọc nội dung biên bản, đồng ý nội dung, biểu quyết nhất trí …/… cổ đông đồng ý (đạt tỷ lệ …%).

Chủ tọa và thư ký ghi biên bản cuộc họp, ký tên chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản cuộc họp này.

Cuộc họp kết thúc vào lúc … giờ … cùng ngày./.

THÀNH PHẦN THAM DỰ CUỘC HỌP

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG 

Thư ký cuộc họp
(Chữ ký, họ tên)
Chủ tọa cuộc họp
(Chữ ký, họ tên, đóng dấu)

.

Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông: Tải về 

.

Văn phòng luật sư ĐMS
Giám đốc
(Đã duyệt)
Luật sư Đỗ Minh Sơn